Web制作で予算とスケジュールがオーバーしてしまう理由とその解決策
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Web制作において予算とスケジュールがオーバーしてしまうことはよくあります。
弊社が担当していたプロジェクトでもお恥ずかしながら当初の計画を超えてしまったことがあります。
これまでの経験から、予算とスケジュールがオーバーしてしまう理由と、そうならないための解決策をご紹介します。
予算とスケジュールは比例する
まず、多くのWeb制作では予算とスケジュールは比例します。
どれくらいの稼働時間がかかったかで費用が発生するためです。
もちろん開発に携わる人数によって予算とスケジュールは変わるのですが、それには限界があります。
詳しくは開発の人数とスケジュールの関係を解説した記事をご覧ください。
プロジェクトに人員を追加しても開発期間は短くならない
予算とスケジュールの密接な関係を理解した上で、予算とスケジュールがオーバーしてしまう理由とその解決策を見ていきましょう。
予算とスケジュールがオーバーしてしまう3つの理由
予算とスケジュールは比例の関係にあります。
そして、予算とスケジュールがオーバーしてしまう理由は大きく分けて3つあります。
- 理由1：計画が壮大過ぎる
- 理由2：開発がスタートしたあとに計画・仕様を変更する
- 理由3：コミュニケーションが多過ぎる
具体的にご説明します。
理由1：計画が壮大過ぎる
WebサイトでもWebサービスでも、最終的に達成したい目標があるはずです。
便利な機能をつけたい、おしゃれなデザインにしたいなど、理想を追求するのはとても大切です。
しかし、その理想が高すぎると、いつまで経っても完成しないプロジェクトになってしまいます。
ずっと開発が続くということは費用もどんどんかかっていくということです。
大きすぎる計画には十分注意してください。
理由2：開発がスタートしたあとに計画・仕様を変更する
基本的にデザインや開発は計画や仕様が決まったあとに始めます。
しかし、プロジェクトが進むにつれて「ここはこうしたい」「あそこはああしたい」と要望が出てくることがよくあります。
そうなると、いわゆる「手戻り」が発生します。
一度作ったものを壊し、また作り直さなければいけません。
すなわち当初の予定よりもお金も時間がかかってしまいます。
理由3：コミュニケーションが多過ぎる
Web制作においてコミュニケーションはとても大切です。
双方の認識のズレを防ぎ、スムーズな進行を図るためにはコミュニケーションが欠かせません。
ここでのコミュニケーションは対面での打ち合わせだけでなく、メールやチャット、ドキュメントの作成なども含みます。
コミュニケーションは円滑な進行に必要な一方で、過剰なコミュニケーションは逆効果になりかねません。
ほとんどのWeb制作のプロジェクトは、エンジニアやデザイナー、ディレクターがどれだけ稼働するかで予算とスケジュールが見積もられています。
コミュニケーションが多過ぎると、本来の作業時間が削られてしまい、予算とスケジュールがオーバーしてしまうことがあります。
毎日オンラインミーティングをしたり、過剰なドキュメント作成を行ったりすると、本来の作業に割く時間が減ってしまいます。
弊社が経験したプロジェクトで予算やスケジュールがオーバーしてしまった理由も、この3つの理由に当てはまるものでした。
続いては、予算とスケジュールがオーバーしないようにする解決策をご紹介します。
予算とスケジュールがオーバーしないようにする3つの解決法
Web制作のプロジェクトで予算とスケジュールがオーバーしてしまう理由は主にこの3つです。
- 理由1：計画が壮大過ぎる
- 理由2：開発がスタートしたあとに計画・仕様を変更する
- 理由3：コミュニケーションが多過ぎる
それぞれの理由に対する解決策をご説明します。
- 解決策1：小さく作る
- 解決策2：細かく区切る
- 解決策3：適度にコミュニケーションを取る
解決策1：小さく作る
WebサイトやWebサービスの計画が壮大過ぎると、予算とスケジュールがオーバーしてしまうことがあります。
そうならないようにするため、最初は小さく作ることをおすすめします。
まずは最低限のページや機能、デザインでリリースし、その後に追加や変更を行っていくと当初の予定から大きく外れることがありません。
これはMVP (Minimum Viable Product 実用最小限の製品)と言われるものです。
コアとなる機能を作り、ユーザーからのフィードバックを元に改善を行っていきます。
MVPの詳しい説明も併せてご覧ください。
MVPがWebサービス開発では必要な理由とその方法
解決策2：細かく区切る
開発がスタートしたあとに計画・仕様を変更することがあるのは仕方のないことです。
しかし、その変更が大きすぎると計画全体への影響が大きくなります。
そうならないために、計画を細かく区切り、小さなステップで進めることをおすすめします。
ゼロからすべて作り終えるまでの計画ではなく、段階を踏んで進めることで、変更があっても影響を最小限に抑えることができます。
ドミノ倒しで一定間隔でストッパーを入れることで、倒れたドミノが全て倒れることを防ぐように、プロジェクトも一定の節目でストッパーを入れることで、手戻りが少なくなります。
解決策3：適度にコミュニケーションを取る
コミュニケーションが多過ぎると、本来の作業に割く時間が減ってしまい、予算とスケジュールがオーバーしてしまうことがあります。
弊社は1日8時間の稼働で見積もりをしていますが、週1日稼働契約にも関わらず週1回のミーティングを指定されてしまうと、実際に作業ができるのは7時間になってしまいます。
正確には打ち合わせの準備の時間などもかかるため、もっと少なくなります。
一方でコミュニケーションの方法もWeb制作に合う・合わないがあります。
例えばメールやチャットでのコミュニケーションはその場でのやりとりではないため作業に支障が少ないです。
お客さまの立場で考えると、すぐに返信が来ない可能性があると不安に感じるかもしれません。
しかしWeb制作においては、質問に回答するためにプログラムやいろんな資料を調べる必要があることが多く、電話でのやりとりにはあまり向いていません。
またエラーが発生したときは英数字のコードやメッセージが表示されます。
私たちはそのエラーコードやエラーメッセージをもとに原因究明を行います。
そういった場合には口頭での説明よりも、メールやチャットにコピペしていただいたほうが簡単ですし確実です。
反対に特定の操作や条件のときにしか発生しないエラーの場合には、画面共有を使ってもらうという方法もあります。
この場合には文字での説明よりも、実際に見たほうが早く確実だからです。
コミュニケーションは大切ですが、その頻度や方法は適切に設定することが重要です。
まとめ
WebサイトやWebサービスを制作する際に予算やスケジュールがオーバーしてしまうことについて、その理由と解決策をご紹介しました。
弊社のこれまでの経験から、オーバーしてしまう理由は主にこの3つです。
- 理由1：計画が壮大過ぎる
- 理由2：開発がスタートしたあとに計画・仕様を変更する
- 理由3：コミュニケーションが多過ぎる
それぞれの理由に対する解決策もご紹介しました。
3つの理由に対応した3つの解決策はこちらです。
- 解決策1：小さく作る
- 解決策2：細かく区切る
- 解決策3：適度にコミュニケーションを取る
これらの理由と解決策を発注・受注側の両方が理解し、実践することで、Web制作のプロジェクトが円滑に進行し、予算とスケジュールがオーバーすることを防げるでしょう。
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